Когда требуется путевой лист и для каких целей он используется?
Путевой лист — это документ, предназначенный для учёта эксплуатации транспортного средства и контроля работы водителя. Он подтверждает факт использования автомобиля, фиксирует сведения о рейсе и служит основанием для учёта различных хозяйственных операций.
Оформление путевого листа обязательно для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, если они:
- осуществляют перевозку пассажиров или багажа;
- выполняют перевозку грузов в городском, пригородном либо междугороднем сообщении;
- предоставляют транспортные средства по договорам аренды.
Кроме того, оформление путевого листа рекомендуется и в случаях, когда сотрудник использует личный автомобиль для выполнения служебных задач организации.
Путевой лист выполняет несколько функций. В частности, он необходим:
- для предъявления сотрудникам ГИБДД по их требованию;
- в качестве подтверждения расходов на эксплуатацию транспортного средства;
- при расчёте заработной платы водителей;
- для документального подтверждения использования личного автомобиля работника в интересах работодателя;
- для подтверждения затрат, связанных с арендой транспортных средств.
Форма и формат путевого листа
В настоящее время организации вправе использовать как бумажные, так и электронные путевые листы. Выбранный вариант оформления необходимо закрепить в учётной политике организации.
Правила оформления электронных путевых листов регулируются законодательством. С 1 марта 2023 года применяется приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, устанавливающий порядок оформления путевых листов.
Для бумажных путевых листов обязательная унифицированная форма отсутствует. При этом законодательство устанавливает перечень обязательных сведений, которые должны содержаться в документе. Организация может разработать собственный бланк либо использовать унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
Формат электронного путевого листа утверждён приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД‑7‑26/116@. Согласно этому документу, электронный путевой лист представляет собой XML‑файл, включающий пять обязательных файлов обмена (титулов):
- сведения об обстоятельствах и особенностях выполнения рейса;
- результаты предсменного или предрейсового медицинского осмотра;
- показания одометра при выпуске транспортного средства с места стоянки;
- показания одометра при возвращении автомобиля на парковку;
- сведения о техническом контроле транспортного средства (этот титул не формируется при оформлении нового путевого листа вследствие смены водителя).
При необходимости могут использоваться дополнительные файлы обмена. Например, если этого требуют нормы законодательства или внутренние документы организации, в электронный путевой лист включаются сведения о результатах послерейсового медицинского осмотра.
Актуальную XML‑схему электронного путевого листа можно посмотреть на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
Какие сведения содержит электронный путевой лист (номер версии формата 5.01, часть 968)
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Срок действия | Если путевой лист оформляется на несколько дней, указываются даты начала и окончания периода его действия. |
| Сведения об оформителе | Для ИП — Ф. И. О., адрес, телефон, ОГРНИП; для юридического лица — наименование, адрес, телефон и ОГРН. |
| Транспортное средство | Тип автомобиля, марка, модель и государственный регистрационный номер. |
| Водитель | Ф. И. О., СНИЛС, реквизиты водительского удостоверения, а также сведения о времени, дате и результате предрейсового и послерейсового медицинских осмотров. |
| Технический контроль | Дата, время и результаты технического осмотра перед рейсом или сменой. |
| Выпуск и возвращение | Время и дата выпуска автомобиля на линию и его возвращения. |
| Показания одометра | Значения одометра при выезде, возвращении, а также при передаче транспортного средства другому водителю. |
| Вид перевозки | Коммерческая перевозка, перевозка для собственных нужд либо использование специальных транспортных средств. |
| Вид сообщения | Городское, пригородное или междугороднее сообщение. |
| Сведения о топливе | Вид, марка и количество топлива при выезде, после заправки и при возвращении транспортного средства. |
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство до его выпуска на линию и передаётся водителю перед началом рейса.
Подписание электронного путевого листа (ЭПЛ)
Электронный путевой лист (ЭПЛ) подписывается всеми участниками, ответственными за оформление документа и проведение обязательных процедур. В зависимости от ситуации ЭПЛ подписывают:
- собственник (владелец) транспортного средства;
- медицинский работник, проводивший медицинский осмотр водителя или водителей;
- специалист, выполнивший технический осмотр транспортного средства;
- сотрудник, зафиксировавший показания одометра;
- водитель — если на одно транспортное средство оформлено несколько путевых листов и требуется подтвердить показания одометра при передаче автомобиля другому водителю.
Действующее законодательство допускает использование как квалифицированной электронной подписи (КЭП), так и неквалифицированной электронной подписи (НЭП) — при условии, что сертификат ключа проверки такой подписи сформирован посредством портала Госуслуг.
Если организация ведёт журнал регистрации путевых листов в электронном виде, его также необходимо заверять квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Какая ЭЦП нужна сотруднику?
Тип электронной подписи зависит от того, кто и какой фрагмент документа подписывает.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Её используют для большинства ключевых титулов, например:
- Титул 1 (данные о рейсе, собственнике ТС) — подписывает представитель компании (выпускающий сотрудник). Если подписывает не руководитель, а сотрудник, к подписи нужно приложить машиночитаемую доверенность (МЧД).
- Титул 3 (результат технического контроля, выпуск на линию) — подписывает механик. Также с МЧД, если это не руководитель.
- Титулы 2 и 6 (результаты предрейсового и послерейсового медосмотра) — подписывает медицинский работник. МЧД не нужна, достаточно личной УКЭП медработника.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Её можно получить бесплатно в приложении «Госключ». Например, водители могут использовать УНЭП для фиксации отдельных действий (показаний одометра). Однако для ряда титулов (Титул 1, Титул 3) закон требует именно УКЭП.
Где получить ЭЦП физическому лицу?
Электронную подпись можно получить через аккредитованный удостоверяющий центр или бесплатно через приложение «Госключ» (после очной идентификации).
Что нужно для получения УКЭП?
Требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах с указанными в личном кабинете данными СНИЛС и ИНН, а также:
- номер телефона, привязанный к учётной записи (на него при регистрации придёт SMS с кодом активации);
- подтверждение личности одним из способов:
- очная идентификация в МФЦ или банке (потребуется паспорт РФ; услуга доступна не во всех отделениях — список можно посмотреть на карте в приложении);
- действующий загранпаспорт нового образца и смартфон с модулем NFC: в приложении нужно указать серию, номер и дату действия паспорта, затем приложить смартфон к паспорту — модуль NFC отсканирует чип; если данные совпадут, начнётся выпуск сертификата;
- подтверждённая биометрия (регистрация в Единой биометрической системе — ЕБС): сначала нужно снять биометрические данные в отделении банка‑партнёра, затем подтвердить личность с их помощью в приложении «Госключ».
Как руководитель выдаёт машиночитаемую доверенность (МЧД) сотруднику?
Руководитель формирует электронный документ (обычно в формате XML) и заверяет его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в следующих системах:
- личный кабинет организации на портале Госуслуг (раздел «Доверенности и доступы»);
- сервис ФНС (раздел доверенностей);
- специализированные сервисы;
- информационная система, где планируется работа (ЕИС для закупок, система СФР и т. п.).
Обязательно ли использовать электронные путевые листы?
В настоящее время организации и индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно определить, какой формат путевых листов использовать в работе — бумажный или электронный. Вместе с тем развитие электронного документооборота постепенно становится отраслевым стандартом, поэтому всё больше перевозчиков переходят на цифровые документы.
Конкретные требования прописаны для участников рынка алкогольной продукции: с 1 сентября 2026 года электронный путевой лист обязателен при перевозке автомобильным транспортом пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации.
Для крепкого алкоголя и спирта такого требования нет: в этом случае необходима электронная транспортная накладная, а путевой лист может быть бумажным.
Для остальных категорий перевозок — как коммерческих, так и выполняемых для собственных нужд организации — оформление электронных путевых листов по‑прежнему остаётся правом, а не обязанностью.
Использование электронных документов позволяет значительно упростить работу с транспортной документацией. Среди основных преимуществ — снижение риска утраты документов, уменьшение количества ошибок при заполнении, ускорение обмена информацией с контрагентами и государственными органами, а также возможность автоматизировать обработку и хранение данных.
Где можно оформить электронный путевой лист?
Создать электронный путевой лист (ЭПЛ) можно с помощью специализированных сервисов электронного документооборота. Например:
- 1С;
- СБИС;
- Контур.Диадок;
- Такском.
С полным реестром операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) можно ознакомиться на сайте Министерства транспорта Российской Федерации.
Такие платформы обеспечивают информационное взаимодействие между перевозчиками, водителями, государственными информационными системами и контролирующими органами.
Для использования сервиса необходимо выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. При выборе поставщика рекомендуется учитывать его функциональные возможности, соответствие требованиям законодательства и деловую репутацию. Важно убедиться, что оператор аккредитован Минтрансом России и включён в реестр операторов ИС ЭПД.
Как перейти на электронный путевой лист: пошаговая инструкция
- Выбрать специализированную информационную систему, поддерживающую формирование ЭПЛ (например, 1С, СБИС, Контур.Диадок, Такском). Полный реестр операторов ИС ЭПД доступен на сайте Минтранса России.
- Руководителю организации или ИП получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре. КЭП или неквалифицированную электронную подпись (НЭП) также потребуется оформить каждому сотруднику, который будет подписывать путевые листы.
- Оформить бумажные или машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников, если документы подписывает не руководитель или ИП. В доверенности нужно указать перечень документов, которые сотрудник вправе подписывать, и срок действия полномочий.
- Внести в выбранную систему сведения обо всех транспортных средствах (включая технические характеристики) и информацию о водителях.
- Добавить в систему данные о сотрудниках и настроить их права доступа — определить, кто и какие документы может подписывать.
- Перед каждым рейсом оформлять отдельный электронный путевой лист, указывая все обязательные сведения.
- Подписывать документ КЭП либо НЭП — при условии, что сертификат ключа проверки НЭП выпущен через портал Госуслуг.
Перед началом работы рекомендуется внимательно изучить требования к оформлению электронных путевых листов и соблюдать установленный порядок при каждом рейсе: нарушение правил может повлечь административную ответственность.
